Comment calculer vos frais kilométriques ?

Se déplacer dans le cadre de son activité professionnelle et/ou rejoindre le lieu de son activité professionnelle a un coût. La bonne nouvelle c’est que vous pouvez le déduire de vos impôts. La recherche de financement, de subventions, et/ou de déductions possibles est le quotidien de l’entrepreneur. C’est pourquoi, Café du Patrimoine fait le point dans cet article sur les frais kilométriques, la façon de les calculer et la façon de les déduire de vos impôts.

Les frais kilométriques : qu’est-ce-que c’est ?

Les frais kilométriques font partie des frais professionnels déductibles. Par frais professionnels, on entend l’ensemble des dépenses engagées dans le cadre professionnel et notamment les frais de repas et les frais de transports.

Afin de compenser ces coûts, tout salarié bénéficie d’un abattement automatique de 10 % sur ses revenus imposables, mais cet abattement est plafonné. Le montant maximum était de 12 189 euros pour l’année 2021.

Si vos frais dépassent ce plafond, vous pouvez opter pour les « frais réels ».

C’est souvent le cas si vous vous déplacez en voiture, ou deux-roues, et que votre lieu de travail est éloigné de votre domicile. Dans cette situation, vous avez probablement tout intérêt à opter pour les frais réels et à choisir la déduction des frais kilométriques.

Attention, le trajet domicile travail est déductible seulement s’il n’excède pas les 40 km ou 80 km aller-retour, bien que certaines exceptions existent.

Dans le cas de la déduction des frais réels, vous pourrez déduire l’ensemble des frais de vos impôts sur le revenu, à condition bien sûr de fournir toutes les factures et justificatifs, qui doivent être conservés pendant au moins 3 mois.

À noter : un couple marié ou lié par un Pacs peut choisir les deux formes de déduction.

Les indépendants et travailleurs non salariés peuvent aussi déduire des « frais généraux » (dont les frais kilométriques font partie) de leur bénéfice imposable. Pour les travailleurs indépendants, les frais de déplacement à titre professionnel peuvent être déduits à 100 % ou au forfait.

Si vous optez pour le forfait, le barème kilométrique est appliqué en fonction des chevaux fiscaux du véhicule, du type de véhicule et de la distance parcourue. Attention, les frais de stationnement et de péages ne sont pas inclus, mais peuvent être déduits en supplément si vous avez les justificatifs.

Si vous n’avez pas conservé vos justificatifs de transport et de déplacement (essence, péage, billets de train, etc.), alors c’est le barème kilométrique qui devra être retenu.

Actifs : qui est concerné par les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques peuvent donc être déduits par les salariés et les indépendants assujetties à l’impôt sur le revenu au titre de leur bénéfice.

Il s’agit, d’une part des professions libérales (consultants, avocats, médecins, architectes …) imposées dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) répartis sur l’année civile et, d’autre part, des artisans, commerçants et industriels, taxés sur les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) répartis sur l’année comptable (durée de l’exercice).

Frais kilométriques : calcul de la déduction grâce au barème kilométrique

Les barèmes kilométriques pour les voitures, motos, scooters, etc., qui permettent de calculer ses frais kilométriques, sont publiés tous les ans dans le Bulletin Officiel des Finances Publiques – Impôts.

Les barèmes kilométriques de 2021 sont les suivants :

Tableau du barème kilométrique applicable aux voitures

Puissance administrative en CV	Distance (d) jusqu’à 5000 km	Distance (d) de 5001 km à 20000 km	Distance (d) au-delà de 20000 km
3 CV et moins	d X 0,502	(d x 0,3) + 1007	d X 0,35
4 CV	d X 0,575	(d x 0,323) + 1 262	d X 0,387
5 CV	d X 0,603	(d x 0,339) + 1 320	d X 0,405
6 CV	d X 0,631	(d x 0,355) + 1 382	d X 0,425
7 CV et plus	d X 0,661	(d x 0,374) + 1 435	d X 0,446

Par exemple, pour une personne qui aura fait sur l’année 7 000 kilomètres avec une voiture de 5 CV en 2021, le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique forfaitaire sera égal à  (7 000 x 0,339) + 1 320 = 3 693 euros.

Tableau du barème kilométrique applicable aux deux roues de plus de 50cm³

Puissance administrative en CV	Distance (d) jusqu’à 3000 km	Distance (d) de 3001 km à 6000 km	Distance (d) au-delà de 6000 km
1 ou 2 CV	d X 0,375	(d x 0,094) + 845	d X 0,234
3, 4 ou 5  CV	d X 0,444	(d x 0,078) + 1099	d X 0,261
Plus de 5 CV	d X 0,575	(d x 0,075) + 1 502	d X 0,325

Attention : si vous possédez un véhicule électrique, le montant des frais de déplacement calculés avec les barèmes kilométriques est majoré de 20 % depuis 2021.

Revalorisation exceptionnelle de 10 % du barème kilométrique en 2021

Devant la forte augmentation des prix des carburants, notamment de l’essence, le gouvernement a décidé de mettre en place une revalorisation exceptionnelle de 10 % du barème kilométrique pour l’année 2021.

Ce nouveau barème est également utilisé pour fixer le montant des indemnités forfaitaires kilométriques que les salariés utilisant leur véhicule personnel reçoivent de leurs employés.

Bercy rappelle que « ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, sans justificatifs particuliers, dans la limite du barème kilométrique ».

Hausse des prix des carburants : introduction possible d’une indexation automatique du barème kilométrique

Pour ceux qui ne peuvent faire autrement que d’utiliser leurs véhicules à des fins professionnelles, la hausse continue du prix des carburants est un véritable enfer. Elle affecte, en effet, grandement leur pouvoir d’achat !

C’est pourquoi le gouvernement prévoit d’introduire en 2023 une indexation automatique du barème kilométrique qui prendrait en compte l’évolution des frais liés à la possession d’un véhicule, notamment les changements dans les coûts du carburant.

Qu’en est-il du forfait mobilités durables ?

Pour les salariés du secteur privé et les agents du service public qui utilisent un moyen de transport dit « alternatif » pour leurs trajets professionnels, l’employeur peut verser ce que l’on appelle le forfait mobilités durables (FMD), qui remplace l’indemnité kilométrique vélo (IKV).

Le vélo personnel, les transports publics, le covoiturage ou les autres services de mobilités partagées sont les moyens de transport pris en charge dans ce forfait limité à 600 € par an et par salarié. Cette somme est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, notamment lorsqu’elle est cumulée avec un abonnement lié aux transports en commun. Si vous êtes un agent du secteur public, le montant est de 200 € par an et par agent.

La mise en place de ce forfait peut dépendre d’un accord d’entreprise ou de branche qui définit les termes et le montant du forfait. S’il n’y a aucun accord collectif, c’est l’employé qui va déterminer lui-même les modalités de ce forfait en consultant le Comité Social et Économique (CSE) si l’entreprise a plus de 11 salariés.

Pour de plus amples détails sur ce dispositif et la façon dont vous pouvez en profiter, n’hésitez pas à consulter les FAQ sur le FMD.

Nos astuces pour déclarer vos frais réels

Sachez que la déduction forfaitaire de 10 % s’applique toujours par défaut et est enlevée automatiquement de vos revenus.

Vous considérez l’option de frais réels ? Avant de renoncer à la déduction automatique de 10 % pour une déduction de vos frais réels, il faut prendre en compte plusieurs facteurs et bien connaître toutes les dépenses que vous pouvez déduire afin de faire le bon choix.

De plus, l’option des frais réels a plusieurs conséquences.

D’abord, bien que les cotisations syndicales puissent être considérées dans les frais réels déductibles, vous ne pourrez plus profiter du crédit d’impôt existant pour ces cotisations.

Ensuite, vous devez prendre en compte les allocations et les remboursements des frais d’emploi que vous recevez de votre employeur (les ajouter à vos salaires imposables), y compris lorsque l’on met à votre disposition un véhicule pour vos déplacements professionnels.

Enfin, le fait de devoir déclarer les remboursements de frais reçus de votre employeur impacte généralement le résultat, ce qui peut avoir d’autres implications.

De manière générale, l’abattement de 10 % est intéressant pour ceux qui déclarent d’importants revenus, alors que la déduction des frais réels peut être plus avantageuse pour les revenus plus modestes qui ont d’importants frais de déplacement.

Vous optez pour l’option de frais réels ? Si vous choisissez la déduction des « frais réels » (si vous êtes salarié) ou la déduction des « frais généraux » (si vous êtes indépendant), il vous faudra dresser la liste de ses frais (la nature et les montants de ces derniers) dans une lettre adressée aux impôts et jointe à votre déclaration de revenus.

Attention, vous devrez aussi indiquer le montant des frais réels dans les cases 1AK à 1DK de votre feuille d’impôt.

Pour les salariés, il n’est pas nécessaire d’envoyer vos justificatifs aux impôts. Cependant, il est nécessaire de les conserver pendant 3 ans pour prévenir toute contestation du fisc.

Pour les travailleurs indépendants et notamment ceux imposés au titre des BIC, bien qu’ils bénéficient des mêmes droits que les BNC, ils doivent néanmoins suivre des démarches précises et plus strictes, notamment dans la tenue de leur comptabilité.

Si vous êtes imposés au titre des BIC, vous devrez impérativement être en mesure de présenter les justificatifs pour chaque dépense déclarée et même les fournir à l’administration fiscale en même temps que votre déclaration de revenus et votre lettre présentant vos frais déductibles à partir d’un certain montant de dépenses ou si l’administration l’exige.

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