Charges de copropriété : ces charges payées par les copropriétaires

Le 21 juin 2019

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La répartition des charges de copropriété, souvent source de litiges, répond à des règles précises. Le syndic veille à leur recouvrement en demandant aux copropriétaires le versement de provisions.

Les copropriétaires possèdent un ou plusieurs lots contenant une partie privative à usage exclusif et une quote-part des parties communes. Chacun doit participer au paiement des charges de copropriété pour assurer le bon entretien et la conservation de l’immeuble.

Comment sont calculées ces charges ? Comment sont-elles réparties entre le propriétaire et le locataire ? Explications.

Immobilier : qu’est-ce que les charges de copropriété ?

Les charges de copropriété correspondent aux dépenses payées par les copropriétaires pour assurer l’entretien et la conservation de l’immeuble. Celles-ci sont calculées proportionnellement à la valeur de leur lot.

Il existe deux grandes catégories de charges :

Les charges générales pour le bon fonctionnement et l’entretien d’un immeuble

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Il s’agit des dépenses engagées pour garantir le bon fonctionnement des parties communes : administration de l’immeuble (honoraires du syndic, frais de tenue des assemblées générales…), entretien de l’immeuble (nettoyage des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères…) et conservation de l’immeuble (ravalement de façade, réfection des toitures…). Ces charges sont réparties en fonction des millièmes détenus par chacun des copropriétaires.

Les charges spéciales liées aux équipements communs de la copropriété

Les charges spéciales concernent principalement les dépenses liées aux services collectifs (système de sécurité, gardiennage) et aux équipements communs (ascenseur, chauffage, entretien de la chaudière). Leur répartition se fait en fonction de l’utilité et la possibilité pour les occupants d’utiliser ces services.

Comment sont réparties et calculées les charges de copropriété ?

Les copropriétaires détiennent chacun un nombre de tantièmes qui dépend de la taille de leur lot et constitue leur quote-part dans la copropriété. Celle-ci détermine la hauteur de leur participation aux charges générales. Pour certains frais, et notamment les charges spéciales, d’autres critères sont pris en compte comme l’emplacement et l’utilité pour chaque lot.

Propriétaire et locataire : qui paye quoi ?

Les propriétaires sont tenus de régler les charges de copropriété relatives à l’entretien de l’immeuble et les travaux exceptionnels concernant les parties communes. Ces dépenses se répercutent généralement sur le loyer mensuel réclamé au locataire. Il s’agit alors de charges « récupérables ».

Parmi les charges récupérables figurent les dépenses liées aux services utilisés par le locataire (ascenseur, chauffage collectif, eau), les dépenses liées à l’entretien courant et à la réparation des équipements (remplacement du système de chauffage, entretien des espaces verts), certaines taxes et redevances (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance assainissement).

Une régularisation des charges doit être effectuée chaque année afin d’ajuster les versements effectués par le locataire aux dépenses réelles. Pour cela, le propriétaire doit se référer au relevé individuel des charges adressé chaque année par le syndic. Le décompte doit être envoyé au moins un mois avant la date de régularisation exigée. Le propriétaire dispose d’un délai de prescription de 3 ans pour régulariser les charges impayées.

Paiement des charges de copropriété et recouvrement

Chaque année, les copropriétaires votent un budget prévisionnel pour payer les charges générales et spéciales. Les dépenses exceptionnelles non prévues par le budget comme les travaux d’amélioration ou les études techniques font l’objet d’un vote des copropriétaires.

Les charges prévues au budget prévisionnel sont réglées par le versement de provisions. En effet, pour pouvoir faire face aux dépenses courantes, le syndic de copropriété procède à un appel des fonds. Chaque copropriétaire doit alors s’acquitter d’une provision sur charge représentant le quart du budget prévisionnel. Le règlement de cette provision doit intervenir le 1er jour de chaque trimestre ou le 1er jour de la période choisie par l’assemblée générale. Le montant de la provision est communiqué à chaque propriétaire par lettre simple avant la date d’exigibilité.

Les dépenses hors budget prévisionnel sont votées en même temps que les travaux. L’assemblée générale fixe le montant des dépenses et la date d’exigibilité des provisions correspondantes. Pour ces charges, le syndic peut également procéder à un appel de fonds.

Le copropriétaire qui constate que sa quote-part est supérieure à ce qu’elle devrait être ou qui estime que la quote-part d’un autre propriétaire est inférieure à ce qu’elle devrait être peut contester cette répartition en saisissant le tribunal de grande instance. Si sa demande est fondée, le juge procédera à une nouvelle répartition des charges. En dehors de ces deux cas, la modification de la répartition des charges nécessite un vote à l’unanimité des copropriétaires.

Syndic : quelles sont ses missions au sein de la copropriété ?

Qu’il soit professionnel ou non, le syndic représente le syndicat de copropriétaires. À ce titre, il est tenu de gérer l’administration et les finances de la copropriété.

La gestion administrative de la copropriété

Le syndic dresse et met à jour la liste des copropriétaires et les lots leur appartenant. Il doit convoquer l’assemblée générale de copropriété au moins une fois par an et établir l’ordre du jour en collaboration avec le conseil syndical. Une fois cette réunion terminée, le syndic rédige un compte-rendu et l’envoi aux copropriétaires.

Le syndic doit également s’assurer de l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée générale. Il a enfin l’obligation de procéder à l’immatriculation de la copropriété.

La comptabilité de la copropriété

Le syndic a pour rôle de tenir la comptabilité de la copropriété et la position comptable de chacun des copropriétaires. Il doit être en mesure de fournir les documents comptables au conseil syndical s’il en fait la demande. Il lui revient également d’établir le budget prévisionnel du syndicat avant de le soumettre au vote de l’assemblée générale.

Chaque année en assemblée générale, le syndic soumet sa gestion financière au vote des copropriétaires.

L’entretien de l’immeuble

Le syndic doit administrer l’immeuble, assurer sa conservation, sa garde et son entretien. En cas d’urgence, il doit faire exécuter les travaux indispensables à sa sauvegarde. Les travaux les plus importants sont soumis à l’autorisation préalable de l’assemblée générale de copropriété.

Enfin, le syndic tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble et peut signer les contrats nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.

La gestion du personnel de la copropriété

Bien qu’ils soient les employés du syndicat des copropriétaires, les salariés de la copropriété sont placés sous l’autorité du syndic. Les bulletins de salaire de ces salariés sont gérés par le syndic tout comme la gestion de leur remplacement. L’embauche d’une personne supplémentaire nécessite toutefois l’accord des copropriétaires.

La représentation du syndicat des copropriétaires

Le syndic représente le syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers puisqu’il passe les contrats en son nom et pour son compte. De ce fait, il représente aussi la copropriété dans tous les actes civils et en justice.

Ainsi, le syndic de copropriété engage sa responsabilité devant les copropriétaires lorsqu’il n’exerce pas correctement ses fonctions ou déroge aux règles de fonctionnement de la copropriété. Si ses actes ou négligences ont causé un préjudice, il peut être condamné à verser des dommages-intérêts. Cependant, la responsabilité du syndic ne peut pas être engagée si ses actes ont été approuvés par l’assemblée en accordant le quitus.

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