Copropriété : qu’est-ce qu’un syndic et quel son rôle ?

Le 30 janvier 2020

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Les 9,7 millions de logements en copropriété en France se doivent d’être dotés d’un syndic. De quoi s’agit-il ? Quel est son rôle ? Comment bien le choisir ? Comment en changer ? Quid du syndic bénévole ? Retrouvez dans ce dossier tout ce qu’il faut absolument savoir sur le syndic de copropriété.

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

Chaque copropriété doit obligatoirement être dotée d’un syndic pour l’administrer rappelle le site service-public.

Le syndic d’une copropriété est une personne physique ou morale mandataire du syndicat des copropriétaires. Il est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Il représente donc l’ensemble des copropriétaires des biens d’un immeuble. Il est chargé de l’administration et de la gestion de l’immeuble.

À ce titre, la loi Elan prévoit que le syndic de copropriété propose aux copropriétaires un accès en ligne aux documents relatifs à la gestion de la copropriété. Le décret du 23 mai 2019 détermine la liste minimale des différents documents mis à la disposition des copropriétaires dans l’espace dématérialisé, à compter du 1er juillet 2020.

Le syndic est rémunéré pour l’ensemble des prestations fournies, de manière forfaitaire avec un contrat type. Cependant, il peut toucher des rémunérations supplémentaires pour certaines prestations particulières et exceptionnelles. En outre, la loi Elan qui entrera en vigueur le 1er juin 2020, prévoit que le syndic peut aussi être rémunéré pour des prestations annexes comme une activité de conciergerie, par exemple.

Les différentes missions du syndic dans une copropriété

Qu’il soit professionnel ou non, le syndic représente le syndicat de copropriétaires. À ce titre, il est tenu de gérer l’administration et les finances de la copropriété.

La gestion administrative de la copropriété

Le syndic dresse et met à jour la liste des copropriétaires et les lots leur appartenant. Il doit convoquer l’assemblée générale de copropriété au moins une fois par an et établir l’ordre du jour en collaboration avec le conseil syndical. Une fois cette réunion terminée, le syndic rédige un compte-rendu et l’envoi aux copropriétaires.

Le syndic doit également s’assurer de l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée générale. Il a enfin l’obligation de procéder à l’immatriculation de la copropriété.

La comptabilité de la copropriété

Le syndic a pour rôle de tenir la comptabilité de la copropriété et la position comptable de chacun des copropriétaires. Il doit être en mesure de fournir les documents comptables au conseil syndical s’il en fait la demande. Il lui revient également d’établir le budget prévisionnel du syndicat avant de le soumettre au vote de l’assemblée générale.

Chaque année en assemblée générale, le syndic soumet sa gestion financière au vote des copropriétaires.

L’entretien de l’immeuble

Le syndic doit administrer l’immeuble, assurer sa conservation, sa garde et son entretien. En cas d’urgence, il doit faire exécuter les travaux indispensables à sa sauvegarde. Les travaux les plus importants sont soumis à l’autorisation préalable de l’assemblée générale de copropriété.

Enfin, le syndic tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble et peut signer les contrats nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.

La gestion du personnel de la copropriété

Bien qu’ils soient les employés du syndicat des copropriétaires, les salariés de la copropriété sont placés sous l’autorité du syndic. Les bulletins de salaire de ces salariés sont gérés par le syndic tout comme la gestion de leur remplacement. L’embauche d’une personne supplémentaire nécessite toutefois l’accord des copropriétaires.

La représentation du syndicat des copropriétaires

Le syndic représente le syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers puisqu’il passe les contrats en son nom et pour son compte. De ce fait, il représente aussi la copropriété dans tous les actes civils et en justice.

Ainsi, le syndic de copropriété engage sa responsabilité devant les copropriétaires lorsqu’il n’exerce pas correctement ses fonctions ou déroge aux règles de fonctionnement de la copropriété. Si ses actes ou négligences ont causé un préjudice, il peut être condamné à verser des dommages-intérêts. Cependant, la responsabilité du syndic ne peut pas être engagée si ses actes ont été approuvés par l’assemblée en accordant le quitus.

Comment bien choisir son syndic ?

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C’est au conseil syndical qu’il appartient de choisir un syndic. Pour cela, il doit bien évidemment mettre en concurrence un certain nombre de syndics en gardant bien à l’esprit les besoins de sa copropriété.

Pour bien choisir son syndic, demandez des devis et comparez-les.

Vérifiez que les clauses du contrat respectent bien la loi ; si des « forfaits administratifs » sont prévus dans le contrat renseignez-vous sur leur nature et leur montant. Demandez également au syndic de justifier de sa garantie financière ainsi que de son assurance responsabilité civile professionnelle. Enfin, faites confiance au bouche-à-oreille, le plus sûr moyen de dénicher la perle rare !

Une fois le syndic choisi, un contrat est établi qui détermine la durée et les conditions d’exécution du mandat ainsi que la rémunération du syndic. Ensuite seulement a lieu un vote de tous les copropriétaires au cours d’une assemblée générale. La désignation du syndic exige une majorité absolue.

En cas de problème, comment changer de syndic ?

Le mandat d’un syndic a une durée maximale de 3 ans, renouvelable. Le renouvellement nécessite un nouveau vote de l’assemblée générale.

Notez que la durée maximale peut être réduite à 1 an si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit ou il est lié (employés, par exemple) a participé à la construction de l’immeuble en tant que promoteur ou architecte.

Enfin, dans certains cas, les copropriétaires peuvent tout à fait révoquer le syndic en cours de mandat. Pour cela, les faits reprochés au syndic doivent êtres réels et sérieux comme par exemple, le défaut d’exécution des décisions prises en assemblée générale ou encore le non-recouvrement des charges.

Un ou plusieurs copropriétaires ou bien le conseil syndical peuvent, à tout moment, demander par courrier recommandé au syndic, de faire figurer la révocation de ce dernier à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Si vous ne souhaitez pas attendre ou que le syndic refuse de mettre sa révocation à l’ordre du jour, il faudra alors convoquer une assemblée générale extraordinaire.

La décision de révoquer le syndic doit en effet obligatoirement être prise lors d’une assemblée générale, à la majorité absolue.

En l’absence de majorité absolue :

  • si la décision de révocation recueille au moins le tiers des voix, la même assemblée peut procéder à un second vote à la majorité simple ;
  • si la décision recueille moins du tiers des voix, une nouvelle assemblée générale doit être convoquée dans les 3 mois pour procéder à un vote à la majorité simple.

Avant de procéder au vote, le conseil syndical doit apporter la preuve des fautes commises par le syndic. Ce dernier doit ensuite avoir l’occasion de plaider son cas et exposer son point de vue.

Attention, la révocation est immédiate et il conviendra donc de préparer son remplacement éventuel avant même la tenue de l’assemblée générale afin d’éviter toute discontinuité de gestion de la copropriété.

Rappelons enfin qu’une révocation abusive peut entraîner une condamnation de la copropriété. Celle-ci devra alors verser des dommages-intérêts au syndic révoqué abusivement, dont le montant peut s’élever au montant des honoraires que le syndic aurait perçus si le mandat avait été mené à son terme.

Comment créer un syndic bénévole ?

Un syndic peut être professionnel ou non. En effet, le syndic peut très bien être un copropriétaire bénévole ou une coopérative de copropriétaires siégeant au conseil syndical.

Les exigences sont moindres qu’en cas de syndic professionnel. Ainsi, la détention d’une carte professionnelle et d’une garantie financière ne sont pas obligatoires pour un syndic de copropriété bénévole. Une assurance responsabilité civile professionnelle n’est pas non plus obligatoire mais on ne saurait que trop la recommander car la responsabilité du syndic peut être engagée au même titre que celle d’un professionnel.

Source des images : Freepik

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